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MISSIONS
* PRODUCTION
– Préparation logistique des évènements (réservations auprès des prestataires pour la restauration et l’hébergement, négociations des rider, préparation des feuilles de route, réservation des transports, gestion des plannings ...) ;
– Etablissement des budgets prévisionnels et réalisés pour la réception, la SACEM, les transports et le ménage ;
– Suivi des contrats de cession et des conventions de résidences en lien avec l’assistante administrative ;
– Coordination des bénévoles ;
– Coordination logistique du festival Electrochoc, établissement et suivi des plannings liés à l’organisation globale du festival (utilisation des espaces de diffusion, runner, etc.) ;
– Mise à jour des informations sur Intrazik ;
– Gestion des déclarations aux sociétés d’auteurs (SACEM, SACD) et au CNV ;
– Accueil des artistes les jours de concert et résidence (run, mise en place des loges, gestion de l’espace catering...) ;
– Gestion des approvisionnements et des stocks pour les caterings ;
– Commande et suivi des ménages.
* SECRETARIAT
– Accueil téléphonique et physique des usagers ;
– Réception et envoie de courriers ;
– Edition et relecture de documents ;
– Photocopies/ scan de documents ;
– Gestion de la messagerie électronique d’accueil (contact lesabattoirs.fr) ;
– Archivage/ classement ;
– Rédaction des comptes-rendus des réunions d’équipe ;
– Réception et archivage des candidatures.
* SUIVI ADMINISTRATIF
– Demande et suivi des arrêtés et autorisations administratives ;
– Mise à jour des documents internes administratifs ;
– Préparation de la régie d’avance en lien avec l’assistante administrative ;
– Suivi des devis et des factures auprès des prestataires en lien avec la production et l’intendance ;
– Participation à la rédaction des bilans d’activités.
* INTENDANCE
– Gestion et commande des fournitures de bureau et de sanitaire ;
– Rangement ponctuel des espaces de stockages et d’accueil artistes.
* AUTRES
– Aide ponctuelle pour le service au bar et au déchirage les soirs de concerts.
COMPÉTENCES ET QUALITÉ REQUISES
– Formation supérieure et/ou expérience confirmée dans la production et le développement de projets artistiques et culturels dans le secteur des Musiques Actuelles ;
– Expérience et/ou intérêt pour les projets développés en lien avec des collectivités, des structures locales et régionales partenaires ;
– Connaissance du spectacle vivant, le secteur des musiques actuelles et ses réseaux ;
– Pratique de l’anglais ;
– Maitrise du logiciel Intrazik et du pack office (Excel, Word, Power Point) ;
– Autonomie, capacité d’organisation et de travail en équipe, polyvalent ;
– Capacité rédactionnelle ;
– Rigueur, initiative et sensibilité pour le développement des projets artistiques et culturels de la structure ;
– Respecter le devoir de réserve ;
– Savoir anticiper et avoir l’esprit d’initiative ;
– Avoir le sens de la communication.
CADRE D’EMPLOI ET SPÉCIFICITÉS DU POSTE
– Groupe 5/ CCNEAC
– Travaille en soirée, sur les week-end et jours fériés en fonction de l’activité de la structure.
– Permis B indispensable.