Assistant.e de direction

CDI
Date de mise en ligne : 09/03/2017
Date limite de l'offre : 21/03/2017
Intitulé du poste : Assistant.e de direction
Région : Bretagne
Département : 35 - Ille-et-Vilaine
Type de métier : Direction / Coordination
Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein
Salaire mensuel brut (en euro) : 1737,89
Niveau de rémunération : Groupe 5 de la CCNEAC

ATM - Association Trans Musicales

Adresse mail de la structure : Sans réponse
Adresse : 10-12 rue Jean Guy
Code postal : 35039 Rennes cedex
Ville : Rennes
Site web : www.association-transmusicales.com

Description du poste :

L’ATM (Association Trans Musicales) considère les musiques actuelles comme un art et une expression artistique tout autant qu’une culture et une expérience culturelle. Elle construit son projet autour de la rencontre entre art et publics. Elle organise les Rencontres Trans Musicales de Rennes et propose une saison culturelle autour de l’Ubu. Elle développe également un programme d’éducation artistique et culturelle, le Jeu de l’ouïe, et un projet patrimonial, Mémoires de Trans.

En lien direct avec la co-directrice et le secrétaire général, l’assistant.e de direction a pour principale fonction de fournir les éléments dont la direction a besoin pour une lecture complète du projet, dans une perspective analytique. Ce travail inclut notamment la construction d’outils d’analyse et d’aide à la prise de décision, ainsi que l’alimentation des différentes démarches d’évaluation. Un autre aspect essentiel du poste réside dans la contribution à une vie associative cadrée et dynamique.

Missions et activités :

> Construire et organiser l’information sur le projet, sa mise en œuvre et le contexte de mise en œuvre :
- Centraliser et mettre en forme les données sur l’activité, pour alimenter régulièrement la base de données des bilans, et sur la manière de conduire l’activité, pour alimenter l’analyse du système de management ISO 20121,
- Contribuer à la réflexion générale et à la rédaction du rapport d’activité annuel de l’ATM et de la revue de direction du système de management ISO 20121, et en assurer la diffusion,
- Contribuer à la réflexion sur l’articulation entre le rapport d’activité annuel et la revue de direction du système de management ISO 20121,
- Répondre, ou participer à répondre, aux sollicitations externes et internes sur l’ATM et son activité.

> Assurer le montage et le suivi des dossiers de demande de subvention :
- Rédiger, ou participer à rédiger, les argumentaires et textes de présentation,
- Elaborer et assurer le suivi des demandes de subvention, du montage du dossier au rendu des réalisés,
- Relayer auprès de l’équipe les sollicitations liées aux demandes de subvention,
- Assurer une veille sur la diversification des sources de financement.

> Assurer l’animation et le bon fonctionnement de la vie associative de l’ATM :
- Assurer la relation de l’ATM avec ses adhérent.e.s et la relation entre les administrateurs/trices et l’équipe salariée de l’ATM (envoi d’informations, convocations,…),
- Organiser les différents temps liés à la vie associative, formels (CA, AG) et informels,
- Rédiger les procès-verbaux des CA et AG de l’ATM,
- Garantir la régularité des documents officiels et juridiques liés à la vie associative.

> Participer au cadrage administratif de l’activité au quotidien :
- Assurer la formalisation de cadres relationnels et partenariaux pour les contrats et conventions relevant de la direction de projet,
- Inviter aux réunions d’équipe hebdomadaires, en élaborer l’ordre du jour et le compte-rendu,
- Etablir le compte-rendu de diverses réunions internes (réunions thématiques, ISO 20121, comité de direction élargi,…),
- Rédaction et mise en page de divers documents administratifs : attestations, courriers, dossiers…,
- Assurer l’accueil téléphonique pour la direction et veiller à la synchronisation de l’agenda personnel de la co-directrice et de l’agenda partagé.

> Participer à la relation aux partenaires institutionnels, publics et professionnels, de l’ATM :
- Assurer le suivi administratif et technique de réunions avec les partenaires publics de l’ATM (comités de pilotage, comités de suivi.,…),
- Mettre et tenir à jour le fichier des institutionnels,
- Assurer l’envoi aux partenaires publics et professionnels des informations sur le projet de l’ATM.

Profil recherché :

Formation universitaire : niveau bac +3 minimum,
Expérience dans les missions du poste appréciée,
Bonne connaissance du secteur culturel et des musiques actuelles,
Connaissances sur l’administratif et le juridique liés au secteur associatif,
Sensibilité au développement durable.

Savoirs être et savoirs faire :

Rigueur, précision et sens du détail,
Autonomie, organisation et méthode, sens des priorités,
Esprit de synthèse et d’analyse, vision d’ensemble,
Capacité à solliciter l’information nécessaire à la bonne réalisation de ses missions,
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
Qualités rédactionnelles,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, FileMaker Pro, environnement Mac OS).

Dispositions contractuelles :

Type de contrat : CDI – 35 heures hebdomadaires
Positionnement CCNEAC : groupe 5
Date limite d’envoi des candidatures : mardi 21 mars 2017
Dates d’entretien : jeudi 30 et vendredi 31 mars 2017 (un exercice sera proposé en amont de l’entretien)
Date de prise de poste : lundi 3 avril 2017 (dans l’idéal)

Candidatures à adresser uniquement par mail.

Contact pour répondre à l’offre :

Nom : Gouadec
Prénom : Erwan
Adresse mail : erwangouadec@lestrans.com