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DÉFINITION DU POSTE
Sous la responsabilité de la direction, en lien avec le chargé de communication, la comptable administratrice, vous aurez pour missions principales :
• Accueil sur site et téléphonique
– Accueillir, renseigner et orienter les personnes (publics, usagers, bénévoles, adhérents)
– Sensibiliser les publics aux activités de l’association
– Assurer le suivi relationnel sur les cours de musique (prof, élèves, parents)
– Gérer l’affichage des activités et la diffusion de la documentation spécifique (presses quotidiennes et spécialisées, photos concert, …) dans le lieu
• Secrétariat général
– Assurer le secrétariat général (compte rendu réunion, courriers, lien fournisseurs, carte d’adhésion, etc.)
– Veiller au bon fonctionnement et au suivi de maintenance des équipements administratifs
– Gérer les stocks de fournitures et consommables administratifs : devis, commandes et réceptions
– Développer et mettre à jour les bases de données de la structure
– Organiser et assurer le suivi administratif de certaines actions (inscription cours, courrier d’information, …)
• La Billetterie – logiciel So Ticket
– Gérer le logiciel : saisi des données, gestion des consommables, veille et suivi maintenance
– Assurer la mise en vente et le suivi au Florida / site internet
– Élaborer et assurer le suivi de tableau de bord (vente, invitation, etc.)
– Gérer la caisse billetterie au quotidien
– Anticiper les problématiques de jauges et en référer
• Développement des Publics
– Constituer, animer et piloter l’équipe de bénévoles,
– Développer, préparer et assurer le suivi d’actions de médiation, de ressource, de sensibilisation dans et hors les murs (visites du Florida, accueil stagiaire, …)
– Assurer la continuité et le développement de la mise en place de partenariats avec les comités d’entreprises, les universités, les associations du territoire
– Proposer et coordonner des enquêtes sur les publics et les usagers du lieu
– Participer à l’organisation de manifestations spécifiques
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
– Maîtrise des outils bureautiques (word, Excel, …) / internet / réseaux sociaux
– Bonne connaissance du milieu associatif et du spectacle vivant (musiques actuelles et arts numériques)
– Connaissances du logiciel so ticket
– Capacité rédactionnelle
– Sens de l’organisation et des responsabilités
– Sens du relationnel, esprit d’équipe et capacité d’adaptation
– Disponibilités compatibles avec les exigences du spectacle vivant
– Permis B indispensable