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Administration :
• Participation à la conception et à la rédaction des documents concernant l’activité de l’association, projet global, rapport d’activité, demandes de subvention et compte-rendu, en lien avec la direction.
• Suivi budgétaire à l’aide des tableaux de gestion (programmation, subventions, budgets prévisionnels et réalisés des actions), en lien avec la direction.
• Participation aux réunions de la commission culture, du service éducatif, et ponctuellement aux réunions avec les tutelles et partenaires.
• Etablissement des contrats de travail des artistes et techniciens intermittents, (DUE/DPAE, AEM, Congés spectacle), en lien avec le cabinet comptable et la direction.
• Etablissements des contrats de cession en lien avec la direction. Suivi de la trésorerie en lien avec le trésorier et la direction.
• Participation à la préparation du bilan annuel avec la Commissaire aux comptes, le trésorier, le cabinet d’expert-comptable, la direction.
• Suivi des déclarations, demandes et bilans CNC, SACEM, SACD, CNV, ONDA en lien avec la direction et les personnes chargées de la programmation.
Comptabilité :
• Préparation des documents nécessaires à la saisie comptable, saisie comptable.
• Classement des pièces comptables.
• Facturation des divers clients, suivi régulier des encaissements et relances.
• Vérification des bons de commande, de livraison ou tout autre document justifiant la commande et paiement après validation par le trésorier ou le directeur. Relations fournisseurs.
• Facturation (billetterie, Cinéma (VPF, ANCV…), boutique artothèque, locations de salles et locaux, arts plastiques, archives) en lien avec les responsables de secteurs.
Suivi du personnel :
• Recueil des éléments nécessaires au calcul de la paye et envoi au cabinet d’expert-comptable, suivi des heures de récupération, des paniers, des congés, des absences diverses.
• Suivi des arrêts de travail, des déclarations d’accident du travail.
• Recueil et transmission des informations sociales au cabinet comptable.
• Mise à jour des dossiers individuels du personnel (informatique et papier) qui prend en compte les situations administratives, les fiches de présence, l’état des salaires et des charges, les évolutions de carrière.
• Suivi des visites annuelles de la médecine du travail.
• Etablissement des déclarations relatives aux entrées et sorties du personnel permanent en lien avec le cabinet comptable et la direction.
• Déclarations ASP, emplois aidés et services civiques.
Secrétariat :
• Traitement du courrier postal et électronique secrétariat et facturation.
• Etablissement de propositions de réponses aux différents courriers et envois en lien avec la direction.
• Accueil téléphonique partagé avec la chargée des relations avec le public.
• Classement bureautique et informatique pour le partage et la conservation de l’information, à destination des services de l’association, de la direction, du bureau, de l’expert-comptable, du commissaire aux comptes.
• Suivi du matériel bureautique et informatique en location.
• Commande des fournitures de bureau après évaluation des besoins auprès des services.
• Communication des informations administratives par mail aux responsables d’activités.