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La Biscuiterie – Responsable de l’administration
Contexte :
La Biscuiterie, lieu artistique et culturel, a vu le jour en 2005 en réponse à une forte mobilisation citoyenne. Depuis 2014, La Biscuiterie ancre son projet principalement autour des musiques actuelles en s’appuyant sur le cahier des missions et des charges des SMAC. Sans être encore labellisée, elle développe ses activités en 5 axes :
– La diffusion de concerts dans ses murs et hors les murs ;
– La création avec des résidences, un accompagnement artistique et promotionnel, des commandes spécifiques ;
– La médiation avec des actions d’éducation artistique et culturelle ainsi que la prévention aux risques auditifs ;
– Le développement des pratiques amateurs, notamment avec les studios de répétitions et d’enregistrements ;
– Le soutien aux initiatives locales et aux partenaires locaux pour des évènements ponctuels.
La Biscuiterie dispose de 2 salles pour une jauge de 300 personnes, 2 studios de répétitions, 1 studio d’enregistrement et 1 local vidéo. Elle est située dans une friche industrielle culturelle, au centre de Château-Thierry (15 000 habitant.e.s).
La Biscuiterie s’inscrit pleinement dans le réseau national des musiques actuelles tout menant une action territoriale structurante en lien avec les autres acteurs artistiques et culturels locaux et régionaux.
Plus d’infos sur le site Internet : https://labiscuiterie.org
Description du poste :
Sous la responsabilité du délégué général et en lien avec le bureau de l’association, le.la responsable de l’administration assure la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale de l’association et de ses activités. Il·elle participe activement, dans ses domaines de compétences, à la réflexion stratégique, à la mise en œuvre du projet artistique et culturel et accompagne la prise de décision. Il·elle collabore étroitement avec les membres de l’équipe et travaille dans une dynamique transversale.
Parmi les missions :
Gestion administrative générale
· Suivi des relations avec les tutelles et financeurs, et des conventions partenariales
· Rédaction et instruction des dossiers de demande de subventions, des appels à projets et bilans, en relation avec la direction et les responsables de projets, lien avec les financeurs pour le suivi des dossiers et des versements
· Supervision et coordination de la mise en œuvre administrative des projets impulsés par les différents services, développement des outils de pilotage et des méthodologies
· Coordination en lien avec les autres services de la contractualisation des activités (mise à disposition, partenariats, résidences, concerts, embauches…)
· Coordination de la démarche d’évaluation, des remontées statistiques et bilans divers, transmission de reportings Fédelima, Haute-Fidélité (GIMIC)
· Préparation des réunions de gouvernance (convocation, préparation des documents, rédaction des comptes-rendus et PV, modification des infos structures en sous-préfecture…)
· Suivi des relations fournisseurs et prestataires, ainsi que des adhésions
· Suivi des licences et agréments (Éducation nationale, service civique…)
· Gestion de la conservation des documents budgétaires, fiscaux, sociaux et pièces comptables
· Encadrement de l’équipe administrative (apprenti·e·s, volontaires et stagiaires)
· Veille permanente réglementaire, sociale, fiscale, juridique et administrative
Gestion budgétaire et financière
· Élaboration et exécution du budget annuel sur la base des orientations du délégué général et du CA
· Élaboration de budgets prévisionnels et suivi des dépenses ; établissement des factures, devis, notes de frais ; élaboration de bilan financier
· Pilotage du contrôle de gestion et des procédures internes, conception d’outils reporting (tableaux de suivi de budget, d’évolution des salaires, des recettes du bar…)
· Suivi et gestion de la trésorerie
· Suivi comptable (rassemblement des pièces comptables, import dans le logiciel, vérification, analytique) en relation avec le cabinet comptable, suivi des paiements (crédits et débits) et rapprochements bancaires
· Préparation des caisses pour les évènements, comptage et point financier post actions
· Suivi de la relation avec la banque, dépôts en banque et gestion des encaissements carte bancaire (via sum up actuellement)
· Contrôle de la conformité avec la législation et les règles en vigueur
Gestion des ressources humaines
· Collecte des coordonnées sociales, rédaction des contrats de travail, DPAE, tableau des paies
· Suivi des plannings ainsi que de la gestion du temps de travail, suivi des congés
· Accompagnement dans les recrutements
Participation au travail d’équipe en général :
· Représentation de la structure dans diverses manifestations (spectacles, réunions, réseaux…)
· Formation interne aux outils de gestion des membres de l’équipe et renforts
· Participation à la bonne circulation de l’information au sein des équipes
· Participation à la vie quotidienne et collective de la structure
Lieu : Château-Thierry (02) – Entre Paris et Reims (45min)
Description de l’expérience recherchée : expérience professionnelle confirmée dans des fonctions analogues (minimum 3 ans).
Type de contrat : CDI
Rémunération envisagée : groupe 4, échelon 1 de la convention collective nationale des entreprises artistiques et culturelles.
Date de prise de fonction souhaitée : 1er septembre 2024
Date limite de candidature : 15 juin 2024
Les personnes candidates sont invitées à envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé uniquement par mail, à l’attention de Monsieur Xavier Lelievre, Délégué Général : prog labiscuiterie.org
Dates entretiens : semaine du 17 juin 2024