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ÉLÉMENTS PRÉALABLES
Nom de l’employeur : Association Normandie Musiques Actuelles - NORMA
Contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de 18 mois.
Prise de poste : Septembre 2024.
Secteur d’activité : Administration / comptabilité / Eco-social / Ressources Humaines / Spectacle vivant / Culture / Musique
Poste : Collaborateur/trice de direction
Région : Normandie
Localisation : Hérouville-Saint-Clair, Calvados (14), Normandie, France.
PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE
Créée en octobre 2023, l’association régionale Normandie Musiques Actuelles (NORMA), fusion de l’agence musicale régionale Le FAR et du réseau RMAN, offre de nouveaux modes d’intervention et de coopération auprès de l’écosystème des musiques actuelles.
NORMA a pour objet de fédérer, accompagner et renforcer les musiques actuelles en Normandie, dans le respect des droits culturels, en intégrant les questions des transitions, les enjeux sociétaux et territoriaux.
Composée de plus de 100 membres (dont l’État et la Région, membres institutionnels), NORMA réunit des structures de droit privé et public qui représentent la filière des musiques actuelles en Normandie : diffuseurs (lieux et festivals), producteurs, développeurs d’artistes, médias et radios, labels et éditeurs, écoles de musiques et conservatoires…
L’association travaille autour de 4 missions statutaires majeures : l’observation sectorielle, l’animation et la coopération territoriale, le développement professionnel, la valorisation publique. Elle intervient du local à l’international, en pilotant des opérations en direct ou en agissant en coopération, tout en accompagnant ses adhérents dans le développement de leurs projets.
NORMA pilote un budget de 850 K€ grâce à une équipe de 9 salarié·es. NORMA s’organise en groupes de travail (GT) qui orientent l’action opérationnelle de l’association et présentent des orientations au Conseil d’Administration.
RAISON D’ÊTRE DE L’EMPLOI :
Suite à la création de l’association et au lancement de son projet, du fait de l’accroissement de l’activité, compte tenue de la réorganisation RH postérieure au processus de fusion, NORMA souhaite recruter à durée déterminée une personne pour faciliter les processus administratifs, juridiques, budgétaires et financiers, sous tutelle de la direction. De profil administratif, la personne recrutée sera amenée à collaborer notamment avec une salariée responsable administrative et comptable en temps partiel thérapeutique en charge de la comptabilité, du contrôle bancaire et de la gestion des payes au sein de l’association (les missions de la salariée en poste aujourd’hui ayant été circonscrites).
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité du directeur, au sein d’une équipe de 9 personnes, en tant que collaborateur/trice de direction, et en relation avec l’ensemble de l’équipe salariée, vous serez amené.e à assister le directeur dans la gestion de l’association et dans la réalisation des tâches administratives quotidiennes. Ce faisant, il (elle) pilote et coordonne la gestion administrative, budgétaire, juridique, fiscale et sociale de l’association. Le poste comprend la gestion du personnel sur le plan administratif et du développement des ressources humaines (suivi des heures, congés, absences, formation…).
PRINCIPALES MISSIONS DU POSTE
1. Gestion administrative
Il/elle conçoit, encadre et assure la gestion administrative de l’association. Pour se faire, il/elle :
• Met en place les procédures de gestion, indicateurs nécessaires au suivi des activités et reporting à la Direction ainsi que les outils de suivi, de développement ou de transformation pour son domaine d’activité.
• Définit les procédures et outils de contrôle.
• Veille au respect des procédures et des délais.
• Gère les procédures de demande de subventions de toutes natures, depuis le montage du dossier jusqu’au suivi de l’exécution des conventions (paiements, avenants, …), avec les partenaires publics.
• Assure le suivi, en lien avec les porteurs d’activités au sein de l’équipe salariée, des dossiers de demande de subventions auprès des professionnels (sociétés civiles) et des dossiers de partenariat privés.
• Veille au respect de la réglementation et de la procédure concernant les dépenses de l’association.
• Suit les investissements et s’assure du respect des procédures.
• Est en charge de la mise en concurrence périodique des différents prestataires et organismes avec lesquels contracte l’association conjointement avec les responsables de services concernés (assurances, …) et contrôle la légalité des structures des prestataires.
2. Juridique et Fiscal
Il/Elle est garant·e de la bonne application des différentes réglementations. À cet effet, il/elle :
• Veille au respect de la législation, assure une veille juridique.
• Contrôle et assure le suivi de l’ensemble des engagements juridiques de l’association (contrats commerciaux, contrats artistiques et techniques, assurances, sous-traitance, …) en centralisant et validant l’ensemble des contrats établis.
• Valide les choix fiscaux avec les experts (expert-comptable, commissaire aux comptes), assure les relations avec les services fiscaux.
• Gère les contentieux extérieurs en lien avec le service concerné.
3. Contrôle de gestion, reporting budgétaire
Il/Elle est responsable de la gestion et du suivi budgétaire de l’association, en étroite collaboration et selon les directives du Directeur. Dans ce but, il/elle :
• Conçoit les structures budgétaires, l’analytique comptable et la détermination des coûts de revient.
• Développe les outils adaptés à chaque activités socles de NORMA ou activités de l’association et organise le suivi budgétaire des activités.
• Garantit la fiabilité budgétaire de l’association et l’établissement des documents financiers et comptables en conformité avec la législation, supervise la clôture d’exercice, en aux autres salariées.
• Établit en lien avec la Direction et suit le budget annuel de l’association.
• Assure le contrôle de gestion, produit les états financiers périodiques destinés à la Direction et au CA, analyse les écarts par rapport au budget et à l’année précédente.
• Conçoit et rédige l’ensemble des notes et présentations budgétaires, financières ou administratives destinées à l’interne ou à l’externe.
• Coordonne la réalisation de tableaux de bord d’activités, d’outils d’évaluation et de gestion financière
4. Gestion financière
Il/Elle est en charge de la gestion de la trésorerie et des relations avec les banques :
– Garantit la sécurité de l’ensemble des transactions financières effectuées sur les différents comptes de l’association.
– Anticipe les besoins en financement externes à court et moyen terme (dont emprunts bancaires), élabore les plans de financement, valide les budgets de trésorerie.
– Contribue au développement des stratégies de financement (publiques et privées).
– Identifie pour le développement de futurs projets les sources de financement possibles nationaux, internationaux, inter filières… et instruit les dossiers.
5. Gestion des Ressources humaines
Il/Elle par délégation de la direction, garantit une gestion des RH en suivant les principes généraux et éthiques du projet de l’entreprise
• Conduit le développement des ressources humaines en organisant les recrutements et l’intégration des salariés, en créant des outils de gestion du personnel,
• Assure une veille juridique et sociale
• Assure la mise en œuvre de la politique sociale au sein de la structure (accords et conventions dans l’entreprise) ;
• En bonne collaboration avec la responsable administrative et comptable, est responsable de l’ensemble des travaux administratifs en matière de personnel (contrats de travail, tenue des dossiers individuels, suivi du temps de travail, absences, demandes de congés etc…) ;
• Accompagne l’optimisation et l’évolution constante de l’organisation interne en terme RH ;
• S’assure de la mise en place du plan de développement des compétences de l’entreprise ;
• Organise et supervise la partie « plan de développement des compétences » suite aux campagnes d’évaluation des salarié·es et des entretiens professionnels : remontée des besoins en formations et les demandes d’évolution qui y sont exprimées ;
• Assure le suivi de la masse salariale de la structure et de son évolution. ;
• Sur délégation, peut être amenée à signer divers documents et pièces ;
• Est en charge de la mise en concurrence périodique des organismes liés au domaine social (mutuelle, chèques vacances…) afin d’assurer aux salariés le meilleur service tout en optimisant les coûts pour l’association.
RELATION FONCTIONNELLES
Relations internes : avec le Directeur, avec l’ensemble des salarié·es pour la gestion des ressources humaines, l’administration et le suivi budgétaire de leurs activités.
Avec la responsable administrative et comptable sur les questions de la comptabilité, du contrôle bancaire et de la gestion des payes.
– Relation externe : avec les divers financeurs et les prestataires ou fournisseurs de l’association.
– Autonomie technique : maîtrise de la comptabilité, de la gestion financière, de l’administration du personnel. Connaissance des cadres légaux, réglementaires et conventionnels relatifs au droit du travail, social et fiscal. Connaissance du cadre de la Convention collective Eclat.
– Autonomie financière : dispose d’une délégation de pouvoir pour l’utilisation des moyens de paiement de l’association (carte bleue, chéquiers, virement). Peut engager les dépenses correspondant aux frais généraux et de fonctionnement.
DESCRIPTION DU PROFIL RECHERCHÉ
• Bac+4, Bac+5, Master1, Master 2, niveau master / Formation supérieure en administration des entreprises culturelles, administration culturelle, Ressources humaines et sociales, gestion, économie, droit, finance-comptabilité (CG/DECF, DSCG/DESCF, expertise comptable),
• Expérience professionnelle : Expérience de 3 à 5 ans minimum dans des postes similaires. La taille de l’entreprise, son activité ou secteur et son modèle économique seront pris en compte.
• Connaissance du champ culturel en général et de l’écosystème musical en particulier (réseaux, fédérations, syndicats, politiques publiques…).
• Connaissance des mutations et enjeux actuels du secteur musical.
• Maîtrise des outils web et bureautiques ;
• Bonnes connaissances comptables et fiscales
• Connaissance idéale de l’outil GHS – Spaiectacle.
• Très bonnes connaissances des réglementations liées au spectacle vivant : droit social, droit fiscal, règlements de sécurité, droit commercial, propriété intellectuelle...
• Bonne connaissance de la gestion des emplois prévisionnels et des carrières.
• Maîtrise des principaux logiciels bureautiques (tableur, traitement de texte…) et web.
• Qualités rédactionnelles (rédaction de rapports d’analyse, de notes de synthèse, de comptes-rendus, …)
• Rigueur, autonomie, esprit de synthèse et d’analyse.
• La connaissance du territoire régional normand serait un plus.
• Une expérience dans le secteur culturel et/ou l’économie sociale et solidaire sera appréciée.
• Connaissance et expérience dans un poste similaire appréciées.
• Titulaire du permis B (mobilité).
Savoir-faire :
• Anticiper et planifier l’activité d’une association culturelle.
• Analyser et faire évoluer le fonctionnement d’un service/d’une entreprise.
• Établir et suivre le budget annuel d’une entreprise.
• Mettre en place les outils du contrôle de l’activité (conformité des opérations, coûts des activités…).
• Mener l’analyse financière globale et par activité en vue de permettre d’éventuels ajustements.
• Établir la prospective budgétaire en intégrant notamment les résultats de l’analyse financière.
• Mettre en place d’une organisation de travail dans une association culturelle - Mener une veille juridique, fiscale et sociale, documentaire permanente.
• Conduire la mise en œuvre de projets de développement ou de transformation de son entreprise.
• Argumenter et promouvoir un projet par écrit et oralement (rédaction de notes & dossiers)
Savoir-être :
– Appétence pour le secteur culturel ; compréhension de ses réalités économiques et de son fonctionnement.
– Écoute, disponibilité, réactivité et diplomatie.
– Organisation, méthode, responsabilité et rigueur.
– Respect de la confidentialité.
– Forte capacité d’analyse et d’évaluation des situations.
– Travailler en transversalité.
– Adaptabilité, souplesse, pédagogie et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
– Esprit de décision : faire des choix tout en tenant compte de l’impact de ceux-ci sur les
Événements.
CONDITIONS
Rémunération : Salaire suivant qualification et expériences.
Convention collective ECLAT.
Temps de travail : temps plein idéal, 35 heures/ semaine, (possibilité de temps partiel selon profils, 21h à 35h/semaine selon profil et disponibilités, du lundi au vendredi, télétravail possible, horaires de travail modulables en fonction de l’activité de la structure.
Poste basé à Hérouville-Saint-Clair (14).
INFORMATIONS SUR LA CANDIDATURE
Date de prise de poste : Prise de poste dès que possible
Pièces à joindre : CV et lettre de motivation
Adresser à : Monsieur Lucas Blaya, Directeur, par mail uniquement : lucas norma-asso.fr
Téléphone : 02 31 27 88 10
Site Web : www.norma-asso.fr
Lieu d’exercice : Citis "Le Pentacle" Bâtiment B - 5 avenue de Tsukuba - 14200 Hérouville Saint-Clair.