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MISSIONS PRINCIPALES
Sous la supervision de l’administrateur·trice , le·la chargé·e d’administration participe à la
réalisation de différentes tâches au niveau de la gestion administrative, budgétaire,
financière et sociale de l’association, ainsi que ponctuellement sur les ressources humaines
– CDI à temps plein / 35 heures hebdomadaires en modulation
Descriptifs des missions du poste
1. Secrétariat et organisation interne
– participe au suivi des instances institutionnelles et l’envoi des documents de bilans
– s’assure du remplissage des bilans d’activités par les services, dont il.elle coordonne
la conception et contrôle les informations fournies ;
– coordonne la rédaction des rapports d’activités de la structure et suit leur réalisation
(relecture, impression, mise en page…) ;
– participe au suivi et à la rédaction des documents de bilan du projet artistique et
culturel de l’association, pour l’interne ou pour l’externe ;
– assure toute tâche de secrétariat liée au fonctionnement des instances associatives :
mise à jour du registre des assemblées, de celui des conseils d’administration,
transmission à l’administration publique de toute modification statutaire ou de
composition du bureau etc.
– organise les temps collectifs de l’équipe (organisation réunion d’équipe, formation
collective...)
– suit les adhésions aux réseaux(SMA, Pôle, Fedelima, Hacnum etc.).
2. Administration générale
– assure la tenue d’un rétro-planning des échéances administratives à venir (dates
limites de réception des dossiers de subventions et appel à projet…) et effectue une
veille ;
– demande aux services les éléments et informations nécessaires pour compléter ces
dossiers et tenir ces échéances ;
– participe au montage des dossiers de subventions nationaux, européens,
internationaux de leur dépôt aux demandes de soldes : préparation des documents
administratifs, budgétaires, remplissage de la partie argumentaire, des indicateurs de
bilan…
– complète les questionnaires, documents d’observations partagées et dossiers de
subventions des sociétés civiles et fédérations auxquelles la structure adhère (CNM,
SMA, FEDELIMA…) ;
– rédige et suit les conventions d’échanges en lien avec le service communication et
assure le recouvrement des factures d’échanges ;
– participe au suivi de l’exécution et au contrôle de la réalisation des budgets
d’investissements en lien avec le·la comptable ;
– participe au suivi des acquisitions de matériel et au contrôle des procédures
d’acquisitions (marché public, vérification des entreprises selon la charte et
procédure d’achat)
– effectue, en alternance avec les autres membres du service, les règlements CB des
achats effectués par le personnel.
3. Juridique
– effectue des recherches de documents juridiques et législatifs concernant le droit du
travail, le droit social et le droit fiscal applicable à l’association et à ses activités.
– participe à la mise à jour ou la rédaction de documents juridiques internes (comme
par exemple le règlement intérieur, etc.)
4. Administration du personnel
– participe à l’organisation des élections des représentants du personnel ;
– participe à la tenue des échéances du calendrier du CSEC et la rédaction de notes
– participe à la rédaction de notes de service et à leur affichage.
– veille à la la bonne contractualisation des artistes étranger·es quelle qu’en soit la
forme (contrat de travail, cession etc.) en lien avec l’administrateur·trice
– participe, en support avec l’administrateur·trice, au suivi des campagnes des
entretiens annuels et entretiens professionnels : échéance, classement et édition.
– est en charge de la mise en concurrence périodique des organismes liés au domaine
social (mutuelle, chèques vacances…)
– En support avec l’administrateur·trice et le·la gestionnaire des paies et des
ressources humaines, il/elle participe ponctuellement à des missions liées aux
ressources humaines
Profil
Formation : niveau de formation Bac +2 gestion-administration minimum.
Expérience professionnelle : expérience significative requise sur un poste similaire ou
expérience en juridique et administration de 3 ans minimum.
Savoirs :
– Intérêt prononcé pour le secteur des musiques actuelles et des arts numériques
– Connaissance du spectacle vivant et du fonctionnement du secteur culturel
subventionné appréciée.
– Connaissance du fonctionnement d’une association.
– Bonnes notions juridiques générales et notions juridiques appliquées au secteur
culturel
– Notions de gestion financière appréciées
– Connaissances en droit social appréciées
– Maîtrise des logiciels de bureautique : tableur, traitement texte, présentations
powerpoint,
– outils collaboratifs et outils de communication numérique.
Savoir-faire :
– Capacité d’analyse, de synthèse et très bonnes compétences rédactionnelles pour
réalisation de notes et comptes-rendus
– Capacité à anticiper les échéances et planifier l’activité
– Capacité à coordonner un dossier avec l’intervention de plusieurs services dans le
respect des échéances
– Capacité à assurer une recherche juridique
– Capacité à manier et contrôler des données chiffrées.
Savoir-être :
– Rigueur, organisation et discrétion
– Grande curiosité professionnelle
– Adaptabilité
– Aisance dans le travail en équipe : grandes capacités de coordination,
communication et de pédagogie